BEGRIPPENLIJST BETALINGEN
Betalingen zonder vraagtekens
Welkom bij dé ultieme gids voor betaaltermen in de hotelwereld! Of je nu hotelier bent, revenue manager, of gewoon wat meer inzicht wilt krijgen in hotel betalingen.
Deze woordenlijst maakt ingewikkeld vakjargon eenvoudig en begrijpelijk.
Authorisatiereservering
Een tijdelijke blokkering op de creditcard van de gast, om zeker te weten dat er genoeg saldo is voor het verblijf. Zie het als de manier van een hotel om te zeggen: “We vertrouwen je, maar we checken het toch even.”
Pre-autorisatie bij nul saldo
Een tijdelijke reservering op de creditcard van de gast, ook als de reservering al volledig is betaald.
Voorbeeld: Je kunt tot €300 pre-autoriseren om mogelijke extra’s zoals gebruik van de minibar of schade te dekken.
Dit is geen betaling, alleen een reservering.
Wordt het bedrag niet gebruikt? Dan vervalt de reservering automatisch na het uitchecken.
Card-Not-Present (CNP) transactie
Een betaling waarbij de gast en de kaart niet fysiek aanwezig zijn in het hotel — bijvoorbeeld bij een online reservering of telefoongesprek. Favoriet bij oplichters, dus hotels gebruiken extra beveiliging zoals 3D Secure om het risico te beperken.
Terugboeking (chargeback)
Wanneer een gast een betaling betwist bij de bank en het geld terugkrijgt — soms met goede reden, soms ook niet. Voor hoteliers vaak frustrerend, maar een goed onderbouwd dossier helpt om je te verweren.
Creditcardgarantie
Gasten laten hun creditcardgegevens achter als zekerheid voor het hotel. Komen ze niet opdagen of annuleren ze te laat? Dan kan het hotel (een deel van) de kosten in rekening brengen. Zie het als een verzekering voor hotels tegen no-shows.
Aanbetaling
Een bedrag dat gasten vooraf betalen om hun reservering vast te leggen. Goed voor de gast, want zo is hun plek gegarandeerd, én goed voor het hotel, omdat het zorgt voor meer zekerheid en cashflow. Afhankelijk van de voorwaarden kan een aanbetaling volledig, deels of helemaal niet terugbetaald worden bij annulering.
Dynamic Currency Conversion (DCC)
Een service waarmee internationale gasten kunnen betalen in hun eigen valuta. Klinkt handig, maar let op: vaak zitten daar extra kosten aan vast. Even op de kleine lettertjes letten dus!
Merchant account
Een speciale bankrekening waarmee hotels kaartbetalingen kunnen accepteren. Geen merchant account? Dan ook geen betalingen via creditcard of pinpas. Zo simpel is het.
Mobiele portemonnee (Mobile wallet)
Een digitale betaalmethode waarmee gasten kunnen betalen via hun smartphone (bijvoorbeeld Apple Pay of Google Pay). Snel, veilig en zonder gedoe met fysieke kaarten.
No-show toeslag
Een bedrag dat een hotel in rekening brengt als een gast zonder te annuleren niet op komt dagen. Zo voorkomt het hotel met lege kamers én lege handen achter te blijven.
Online betalen bij in- of uitchecken
Gasten betalen hun verblijf online vóór aankomst of bij vertrek. Zo kunnen ze de receptie gewoon overslaan.
Betalingsgateway (Payment gateway)
De digitale brug tussen het hotel en de betaalprovider. Verwerkt betalingen veilig en zorgt ervoor dat transacties van gasten vlekkeloos verlopen.
Betaallink
Een veilige, deelbare link waarmee gasten online kunnen betalen. Ideaal voor vooruitbetalingen, aanbetalingen of het betalen van de rekening voor vertrek.
PCI-DSS compliance (naleving)
PCI-compliance betekent dat een hotel zich aan strikte regels houdt om de betaalgegevens van gasten te beschermen. Doe je dat niet? Dan kunnen boetes en reputatieschade je duur komen te staan.
Pre-autorisatie
Een soort financiële buffer: het hotel zet tijdelijk een bedrag vast om extra kosten te kunnen opvangen. Alles wat niet gebruikt wordt, gaat netjes terug naar de gast.
Vooruitbetaling
Gasten betalen (een deel van) hun verblijf vooraf, nog voordat ze aankomen. Goed voor de cashflow en een handige manier om no-shows te voorkomen.
Verwerkingskosten
Een klein percentage dat betaalproviders rekenen voor het verwerken van elke transactie. Een onvermijdelijk onderdeel van zakendoen in een digitale wereld.
Reconciliatie (Afstemming)
Niet de leukste taak, maar wel essentieel: betalingen koppelen aan de juiste reserveringen en facturen zodat alles klopt. Hierin fouten maken kan je duur komen te staan.
Ontdek hoe een geïntegreerd betalingssysteem je tot wel 7 uur tijd kan besparen op reconciliatie
Kaartterminal (Pinapparaat)
Een fysiek apparaat waarmee je ter plekke kaartbetalingen accepteert. Moderne terminals ondersteunen contactloos betalen, insteken en swipen — zo verlopen transacties soepel én veilig. Perfect voor de receptie, het restaurant of waar dan ook in je hotel.
Ontdek de RoomRaccoonCardMachine - jouw partner aan de receptie!
Terugbetaling
Geld teruggeven aan een gast na een annulering of een betwiste betaling. Duidelijke voorwaarden zorgen voor tevreden gasten.
Tokenisatie
Een beveiligingstechniek waarbij kaartgegevens worden vervangen door een unieke code (token). Zo blijven gevoelige betaalgegevens veilig.
Afwikkeling
De laatste stap in het betaalproces: het moment waarop het geld van de gast daadwerkelijk wordt overgemaakt naar de rekening van het hotel.
Virtuele Creditcard (VCC)
Een eenmalig te gebruiken creditcard die wordt uitgegeven door OTA’s (zoals Booking.com) om hotels te betalen voor reserveringen. Veilig, traceerbaar en minder kans op fraude.
Virtuele portemonnee
Een functie waarbij betalingen van gasten worden opgeslagen als tegoed of aanbetaling voor toekomstige reserveringen, terugbetalingen of extra’s. Een soort spaarpotje voor vaste gasten.
Blended rate (gemengd tarief)
Een prijsmodel waarbij meerdere tarieven worden gecombineerd tot één totaalprijs. Zo ontstaat er een overzichtelijke prijs voor zowel het hotel als de gast.
Interchange++
Een transparant prijsmodel waarbij de kosten voor kaartbetalingen worden opgesplitst in drie delen: de interchange fee (kosten van de bank van de gast), de scheme fee (kosten van Visa of Mastercard) en de verwerkingskosten (kosten van de betaalprovider). Zo weten hotels precies waar ze voor betalen.
3D Secure
Een extra beveiligingslaag voor online kaartbetalingen waarbij de kaarthouder zijn of haar identiteit moet bevestigen, meestal via een eenmalige code of biometrische verificatie (zoals vingerafdruk of gezichtsherkenning).
💡Goed om te weten
3D Secure-betalingen maken het lastiger voor gasten om een betaling aan te vechten of een terugboeking te winnen, omdat ze de betaling zelf moeten bevestigen op het moment van aankoop.
PSD2 compliance (naleving)
Afkorting van Payment Services Directive 2 — een Europese richtlijn die zorgt voor meer veiligheid, transparantie en innovatie bij elektronische betalingen. PSD2 verplicht onder andere Strong Customer Authentication (SCA), waardoor betalingen veiliger worden en het risico op fraude afneemt.
Word je gek van al dat gedoe met betalingen in je hotel?
Ga voor gemak met RoomRaccoon
