HOTEL CASE STUDY
STRANDHOTEL DE LOGERIJ | ALLES-IN-ÉÉN VANAF DE EERSTE DAG
Strandhotel de Logerij is een hotel met 22 kamers in Renesse. Het hotel is volledig gerenoveerd en nieuw leven ingeblazen door de startende hotelier Jean-Paul van der Weele.
Door gebruik te maken van RoomRaccoon bespaart Jean-Paul nu meer dan 10 uur per maand op administratie, ontvangt hij 90% van de betalingen vooraf en komt de helft van alle reserveringen rechtstreeks binnen. Dat betekent meer winst en minder afhankelijkheid van OTA’s, en dat allemaal met een klein team!
Over Strandhotel de Logerij
In 2023 nam Jean-Paul een verouderd pand over met de ambitie om er een modern en gastvrij hotel van te maken. Met een achtergrond in de facilitaire dienstverlening, maar zonder hotelervaring, vertrouwde hij op RoomRaccoon voor ondersteuning, begeleiding en automatisering van het volledige proces — van reserveringen tot inchecken. Vandaag de dag combineert Strandhotel de Logerij persoonlijke aandacht met efficiënte processen, zelfs met een klein team en wisselende seizoensdrukte. “We willen het gewoon goed doen,” zegt Jean-Paul — en RoomRaccoon maakt dat mogelijk.
Van leegstaand pand naar hotel met één systeem
De uitdaging
Toen Jean-Paul Strandhotel de Logerij overnam, was er geen lopend bedrijf om op voort te bouwen — geen team, geen software, geen gastenbestand. “We zijn vorig jaar begonnen met het overnemen van een hotel. We hebben het hotel volledig gerenoveerd. Alles moest dus echt helemaal vanaf nul opgebouwd worden.” Zonder ervaring in de hotelwereld had Jean-Paul meer nodig dan alleen software. Hij had een operationeel stappenplan nodig om keuzes te maken over kamertypes, prijzen, gastcommunicatie en werkprocessen.
De oplossing
Het resultaat
- 2 tot 3 uur per week bespaard op rapportages en administratie
- 10 teamleden getraind
“Tijdens de implementatie lag de focus vooral op de integraties in het systeem, maar ook op de mensen eromheen. Klantgerichtheid en service zijn voor mij echt belangrijk.”
JEAN-PAUL, EIGENAAR VAN STRANDHOTEL DE LOGERIJ
Tijdsbesparing en minder fouten dankzij automatisering
De uitdaging
Het runnen van een hotel bracht ineens vele dagelijkse contactmomenten met zich mee, van bevestigingen en check-ins tot betalingen, upsells en e-mails. Alles handmatig doen zou betekenen dat je eindeloze uren kwijt bent aan opvolgmails, steeds dezelfde vragen beantwoorden, lijsten printen voor de housekeeping en bijhouden wie wat heeft betaald. “Gasten ontvangen nu direct een bevestiging van hun betaling of boeking. Ik zou niet weten hoe ik het hier zonder die geautomatiseerde mails zou moeten doen.”
De oplossing
Gelukkig neemt RoomRaccoon deze tijdrovende taken uit handen met slimme automatisering:
- Boekingsbevestigingen en betalingsbewijzen worden direct verstuurd
- Upsell-aanbiedingen worden automatisch verstuurd vóór aankomst
- Schoonmaaklijsten komen via WhatsApp of e-mail bij housekeeping terecht
- Alle gastgegevens worden centraal opgeslagen en gedeeld met de juiste werknemers
In plaats van eindeloos mailen en checken, kan het team zich nu richten op wat echt belangrijk is: de gasten een warm welkom geven. “Die persoonlijke aanpak maakt echt het verschil. Zelfs als er een keer iets misgaat, waarderen mensen die benadering enorm.” ”
Het resultaat
- 8–10 uur per maand bespaard op communicatie, facturatie en coördinatie
- 100% automatisering van belangrijke gast e-mails (boeking, check-in, upsell, na vertrek)
- Minder fouten bij het inchecken, betalingen en housekeeping
- Snellere reacties en daardoor meer 5-sterren reviews
Snel, veilig en soepel betalen – geen gedoe, geen stress
De uitdaging
Als nieuw hotel kon Jean-Paul zich geen verlies door no-shows of te late betalingen permitteren. Maar het vragen om vooruitbetalingen, het bijhouden van aanbetalingen en die vervolgens handmatig koppelen aan de juiste reservering kostte enorm veel tijd. Bovendien was het vaak onduidelijk wat er nou precies wel of niet betaald was. “Als je met een los pinapparaat werkt, heb je al snel 150 tot 200 betalingen per maand die je stuk voor stuk handmatig moet verwerken.” Daar kwam nog bij dat OTA-gasten regelmatig aankwamen met nog openstaande kosten, zoals toeristenbelasting, huisdierentoeslag of drankjes van de bar, wat extra druk legde op de receptie en de kans op fouten bij het uitchecken vergrootte.
De oplossing
RoomRaccoon’s geïntegreerde betalingssysteem maakte een wereld van verschil. Nu geldt:
90% van de reserveringen is volledig of deels (aan)betaald vóór aankomst
Kaartbetalingen worden met één klik direct aan de juiste reservering gekoppeld
Het team hoeft transacties niet meer handmatig na te lopen
Gasten kunnen veilig betalen via een betaallink of ter plekke met de gekoppelde RaccoonCardMachine.
Hierdoor kon het hotel moeiteloos een duidelijke aanbetalingsregel van 50% of 100% invoeren. Zo wordt voorkomen dat gasten onbetaald verblijven en heeft het team altijd direct inzicht in openstaande bedragen. “Met één klik start je de betaling, en die wordt meteen aan de reservering gekoppeld. Dat werkt enorm efficiënt.”
Het resultaat
- 90% van de boekingen wordt nu vooraf betaald, wat het aantal no-shows en annuleringen flink vermindert
- Meer dan 10 uur per maand bespaard doordat handmatig afstemmen van betalingen niet meer nodig is
- Geen gemiste betalingen meer dankzij automatische bevestigingen en veilige betaallinks
- Gasten geven bovendien meer uit, omdat extra’s zoals drankjes of huisdierentoeslag aan de kamerrekening worden toegevoegd en in één keer worden afgerekend.
“Met één klik start je de betaling, en die wordt meteen aan de reservering gekoppeld. Dat werkt enorm efficiënt.”
JEAN-PAUL, EIGENAAR VAN STRANDHOTEL DE LOGERIJ
Bekijk de verhalen van onze klanten:
RoomRaccoon biedt tal van functies om de bedrijfsvoering van hotels te verbeteren en de omzet te verhogen. Ontdek wat het beste werkte voor onze hoteliers!
SLAPEN IN DE MOLEN | VAN HISTORISCHE MOLEN TOT BIJZONDER OVERNACHTEN
Arkel, Nederland
STEENHOF SUITES | GESCHIEDENIS BEHOUDEN, INDIVIDUALITEIT VERWELKOMEN
Leiden, Nederland
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief voor het laatste nieuws op het gebied van hospitality en RoomRaccoon updates, rechtstreeks in je inbox!
