Hotel event management in 2025: Trends, strategieën en tools om je omzet te maximaliseren

Hotelevenementen zijn altijd al onderdeel geweest van de hotelbranche, maar tegenwoordig pakken hotel het slimmer aan.

Hotels zijn allang niet meer alleen plekken om te overnachten. Steeds meer onafhankelijke hotels maken van ongebruikte ruimtes bruisende eventlocaties. Denk aan wijnproeverijen, bruiloften of zakelijke meetings die niet alleen gasten trekken, maar ook locals. Zo haal je het maximale uit elke vierkante meter.

En het blijft niet bij wat er binnen je muren gebeurt. Ook evenementen in de buurt, zoals concerten, congressen of festivals, kunnen enorme vraag creëren, mits je hotel er slim op inspeelt.

In deze gids ontdek je welke soorten evenementen de hotelsector veranderen, welke trends in 2025 belangrijk zijn, hoe je kunt meeliften op lokale activiteiten en hoe event management software voor hotels alles makkelijker en schaalbaar maakt.

Wat zijn hotelevenementen en waarom zijn ze belangrijk?

Hotelevenementen zijn alle georganiseerde bijeenkomsten die plaatsvinden in een hotel. Deze kunnen variëren van intieme live optredens tot bruiloften, zakelijke vergaderingen en lokale activiteiten.

Voor onafhankelijke hoteliers bieden deze evenementen meer dan alleen extra omzet; ze zijn een kans om merkbekendheid op te bouwen, nieuwe gasten aan te trekken en het gebruik van ruimte en diensten te maximaliseren.

Hotels hebben een unieke positie, omdat ze niet alleen de ruimte maar ook accommodatie bieden. Daarom kijken steeds meer hoteliers niet alleen naar RevPAR (Revenue per Available Room) maar ook naar RevPAM: Revenue per Available Square Metre. Zo zie je pas echt het totale omzetpotentieel.

Wat zijn de verschillende soorten hotelevenementen?

Als je aan een hotelevenement denkt, komen bruiloften misschien als eerste in je op, en niet zonder reden. Hotels zijn uitstekende trouwlocaties. Maar in 2025 is het aanbod van evenementen in hotels veel breder.

Om het simpel te houden, kunnen hotelevenementen in twee hoofdtypen worden ingedeeld: push-evenementen en pull-evenementen.

Push-marketing houdt in dat door het hotel georganiseerde evenementen direct aan het publiek worden gepromoot, zoals live muziekavonden of wijnproeverijen. Pull-marketing richt zich daarentegen op het aantrekken van gasten die hun eigen evenementen willen organiseren, zoals bruiloften, zakelijke bijeenkomsten of privéfeesten. Beide types zijn essentieel voor een evenwichtige strategie.

Verschil tussen push- en pull-hotelevenementen

Hotelevenementen vallen over het algemeen in twee brede categorieën: push-evenementen en pull-evenementen.

Push-evenementen worden geïnitieerd en gepromoot door het hotel. Denk aan live muziekoptredens, yoga, kooklessen of seizoensgebonden proeverijen. Deze evenementen worden gepromoot via social media, nieuwsbrieven or posters in de lobby om nieuwe gasten aan te trekken, locals te betrekken en doordeweekse reserveringen te stimuleren.

Pull-evenementen worden daarentegen geleid door gasten of externe organisatoren. Deze omvatten bruiloften, zakelijke retreats, privéfeesten en workshops. Het hotel biedt de ruimte, diensten en ondersteuning, terwijl de gasten het publiek meebrengen.

Dit onderscheid helpt onafhankelijke hoteliers hun agenda slimmer te vullen: met eigen events die zorgen voor zichtbaarheid én klantgestuurde boekingen die stabiele inkomsten opleveren.

Strategische voordelen voor onafhankelijke hoteliers

Door zowel push- als pullstrategieën te combineren en goed te benutten, haal je meer uit je evenementen:

Voordelen van push-strategie:

• Trekt extra bezoekers uit de buurt en daggasten aan

• Vult kamers en zalen tijdens rustige periodes

• Meer zichtbaarheid via social media en mond-tot-mondreclame

• Sterkere binding met de lokale gemeenschap

Voordelen van pull-strategie:

• Levert waardevolle reserveringen op (MICE) die vaak kamerovernachtingen omvatten

• Zorgt voor stabiele inkomsten via contracten voor privé-evenementen

• Versterkt langetermijnrelaties met planners en organisaties
• Verbetert de reputatie van het hotel als betrouwbare, go-to locatie

Welke soorten hotelevenementen zijn nu trending?

In 2025 draaien hotelevenementen om ervaring, flexibiliteit en gemeenschap. Dit zijn de formats waar gasten het meest enthousiast over zijn.

5 populaire soorten push-evenementen in hotels

• Wijn-, gin- en bierproeverijen doen het uitstekend, vooral wanneer lokale producenten centraal staan. Gasten zoeken steeds meer naar authentieke, regionale ervaringen.
• Live muziek en entertainment blijven een grote publiekstrekker, zowel voor locals als reizigers. Hotels organiseren alles van jazzavonden tot DJ-sets.
• Culinaire ervaringen en kookworkshops zijn populair bij gasten die op zoek zijn naar interactieve activiteiten.
• Wellness evenementen zoals yoga, begeleide meditatie en spa-weekenden zijn essentieel om de wellness-bewuste reiziger aan te trekken.
• Feestdagen en seizoensevenementen zijn vaste prik in hotelprogramma’s, van feestelijke diners tot zomerse pop-ups.

5 populaire soorten pull-evenementen in hotels

• Bruiloften en verlovingsfeesten zorgen wereldwijd voor veel vraag naar bestemmingslocaties en worden vaak gecombineerd met meerdaagse verblijven.
• Zakelijke retreats en vergaderingen maken een sterke comeback, nu bedrijven weer investeren in betekenisvolle persoonlijke bijeenkomsten.
• Privéfeesten zoals verjaardagen en jubilea blijven groeien, waarbij hotels arrangementen aanbieden.
• Workshops en conferenties floreren, vooral in opkomende bestemmingen en secundaire steden.
• Culturele en community-evenementen trekken lokale bezoekers aan en versterken de merkpositie van hotels, zeker wanneer ze samenwerken met regionale festivals of organisaties.

Hoe verhoog je je omzet met hotelevenementen?

1. Bied verhuur per uur aan

Ongebruikte ruimte is een gemiste kans. Die ontbijtzaal? Die is ‘s ochtends druk, daarna rustig. Met verhuur per uur kan deze vanaf het middaguur perfect dienen voor workshops of babyshowers.

2. Help gasten met lokale tips

Maak van je hotel een go-to bron voor informatie over lokale evenementen. Plaats nuttige details zoals programma’s, routebeschrijvingen en veelgestelde vragen op je website. Dit helpt met SEO om organisch verkeer naar je site te leiden en bouwt vertrouwen op met gasten die klaar zijn om te boeken. Bovendien geeft het je inzicht in de vraag zodat je prijzen kunt aanpassen en bezetting kunt maximaliseren, vooral met behulp van dynamische prijstools.

3. Promoot evenementen via alle marketingkanalen

Als het niet op je website staat, bestaat het praktisch niet. Maak speciale pagina’s voor al je terugkerende evenementen, van bruiloftsboekingen, steak night op vrijdag tot ochtend rooftop yoga. Versterk vervolgens je aanbod via een consistente social media contentkalender op Instagram, Facebook en TikTok, waardoor gasten een reden hebben om te boeken, te taggen en te delen.

4. Maak een Facebook-evenement aan

Facebook Events zijn perfect voor het promoten van pull-evenementen zoals live muziekavonden of proeverijen. Ze zijn makkelijk te delen, sturen automatische herinneringen en vergroten je bereik via deelnemers en partners. Houd de namen kort en mobielvriendelijk en ondersteun ze met sterke content en gerichte advertenties.

5. Werk samen met planners en organisatoren

Samenwerken met lokale organisatoren, weddingplanners of zakelijke boekers kan je hotel tot een voorkeurslocatie maken, vooral voor doordeweekse of laagseizoen evenementen. Deze relaties zorgen voor terugkerende boekingen en helpen gaten in je kalender te vullen. Bied speciale tarieven aan en geef ze een aangepaste boekingscode om via je booking engine te reserveren, waardoor het voor hen makkelijk is om steeds voor jou te kiezen.

6. Blijf prijsbewust tijdens drukke evenementen

Evenementen zorgen voor een toestroom van gasten en een kans op volle bezetting. Om daar optimaal van te profiteren, moet je goed geïnformeerd blijven. Met tools zoals RaccoonRev Plus volg je de prijzen en beschikbaarheid van concurrenten rond belangrijke data, zodat je je eigen tarieven strategisch kunt aanpassen en in lijn blijft met de markt.

Wat doet een event manager in een hotel?

Een hotel event manager is verantwoordelijk voor het coördineren van elk detail van evenementen die in het pand worden georganiseerd, of het nu gaat om een door het hotel geleide push-evenement zoals een wijnproeverij of een door gasten geboekt pull-evenement zoals een bruiloft of zakelijk netwerkevenement. Tussen 2020 en 2025 is het aantal functies in hotel eventplanning wereldwijd met gemiddeld 20–30% gegroeid. Deze stijging komt vooral door de sterke terugkeer van bruiloften, zakelijke bijeenkomsten en internationale conferenties.

Naarmate de vraag naar evenementen groeit, groeit ook de behoefte aan betere tools. Daar komt hotel event management software om de hoek kijken.

Wat is event management software voor hotels?

Event management software geeft hoteliers de tools om evenementen te plannen en uit te voeren. Of je nu groepsboekingen voor bruiloften wilt beheren of een geautomatiseerd planningssysteem zoekt om banqueting overzichten en schema’s bij te houden: de juiste oplossing bespaart je uren administratie. Deze tools kunnen losstaand zijn of onderdeel van een breder hotel management platform, zoals RoomRaccoon.

Hoewel gespecialiseerde event managers steeds vaker worden ingezet, vertrouwen veel onafhankelijke hotels nog steeds op de GM of het front-office team om evenementen te organiseren. Om hen te ondersteunen, ontwikkelen hotelsystemen zich snel. Functies zoals banqueting overzichten, room allotment, F&B-planning en virtuele wallets zijn inmiddels geïntegreerd in platforms zoals RoomRaccoon, speciaal ontworpen om workflows te vereenvoudigen en de omzet uit evenementen te vergroten.

Belangrijke functies van RoomRaccoon’s hotel event management software

Virtuele portemonnees

Grote evenementen brengen vaak grote aanbetalingen met zich mee, maar niet altijd directe betalingen. Met Virtuele portemonnees kun je geld veilig opslaan en toewijzen aan kamers, diensten of bijkomende kosten wanneer het tijd is. Het is ideaal voor bruiloften of zakelijke klanten die in termijnen betalen.

Room allotment

Blokkeer kamers voor groepsevenementen en laat organisatoren of zelfs gasten hun eigen kamer reserveren via een aangepaste booking engine-link. Ideaal voor bruiloften of retreats. Dit bespaart veel tijd op administratie en voorkomt fouten.

Banqueting overzicht

Een banqueting overzicht centraliseert evenement details zoals indelingen, catering en AV-benodigdheden in één bewerkbaar document. Elke afdeling werkt vanuit dezelfde agenda, zodat er op de dag zelf niets wordt gemist.

F&B lijst

Wanneer gasten maaltijden samen met hun kamer boeken, worden deze automatisch toegevoegd aan een F&B-lijst. De keuken heeft zo altijd een duidelijk en realtime overzicht van wie wat nodig heeft en wanneer. Geen handmatig werk meer, maar efficiënte en foutloze service.

Grijze kamers

Beheer en factureer alternatieve te boeken ruimtes zoals vergaderzalen of trouwlocaties. Deze tellen niet mee in je bezettingsgraad, maar leveren wel extra inkomsten op. Tijdens het hoogseizoen (juni tot augustus) genereren RoomRaccoon-gebruikers die grijze kamers gebruiken gemiddeld €1.992 aan extra inkomsten.

Aangepaste booking engine-link

Met een gepersonaliseerde booking engine-link regel je groepsreserveringen eenvoudig. Jij bepaalt de datums en beschikbare kamers, en gasten kiezen zelf hun kamer en eventuele extra’s – allemaal binnen de afgesproken parameters.

Zakelijke en speciale tarieven

Bied je vaste tarieven aan reisagenten of zakelijke partners? Met RoomRaccoon kan dat makkelijk via speciale boekercodes. Deze zijn direct te gebruiken in je booking engine, zodat partners zonder tussenkomst hun boeking kunnen doen tegen de afgesproken tarieven. Dit bespaart tijd en versterkt de samenwerking.

Voordelen van event management software voor hoteliers

Wanneer je tegelijkertijd evenementen en kamerboekingen beheert, kunnen dingen snel ingewikkeld worden. Met een event management tool voor hotels breng je alles samen in één systeem. Dat bespaart tijd, voorkomt fouten en verhoogt je omzet.

Hier zijn drie belangrijke voordelen die je direct zult merken:

1. Minder administratie, meer overzicht

Geen gedoe meer met spreadsheets, e-mails en losse notities. Met centrale tools zoals een banqueting overzicht en F&B-lijst blijft elke afdeling op de hoogte en voorkom je dubbele boekingen of gemiste details.

2. Betere gastervaring

Groepsorganisatoren kunnen zelf kamers selecteren, diensten plannen en betalingen doen in één gebruiksvriendelijk systeem. Dat betekent minder vragen voor je team en een veel soepelere ervaring voor je gasten.

3. Slimmere omzetanalyse

Volg inkomsten van kamers, catering, locatieverhuur en zelfs niet-boekbare ruimtes zoals conferentiezalen, allemaal zonder je bezettingsgraad te beïnvloeden. Zo word de omzet uit evenementen zichtbaar, meetbaar en makkelijker om te laten groeien.

Wie moet hotel event management software gebruiken?

Niet alleen grote hotelketens profiteren van deze software. Ook kleinere en onafhankelijke hotels kunnen er extra omzet mee genereren, vooral wanneer ze verder kijken dan alleen kamerreserveringen.

Het grootste voordeel is voor:

• Onafhankelijke hotels met groepsboekingen of evenementen
• Hotels die op zoek zijn naar extra inkomsten
• Hotels met ongebruikte zalen of gemeenschappelijke ruimtes