RaccoonHousekeeping: Hotel housekeeping software die resultaat levert

Langzame service? Overboeking? Zelfs een kamer naast de lift waar je alles hoort, kan vaak nog door de vingers worden gezien. Maar een kamer waar je nog sporen van vorige gasten ziet? Dat is een garantie voor een slechte review en een flinke deuk in je reputatie.

Achter elke vlekkeloze kamer staat een housekeepingteam dat onder druk presteert. Strakke deadlines, onverwachte technische problemen en miscommunicatie maken het een uitdagende taak. Zodra het systeem hapert, lijdt de kwaliteit.

Daar komt RaccoonHousekeeping in beeld.

In deze blog ontdek je de voordelen en functies van een volledig geïntegreerd housekeeping management systeem dat speciaal is ontwikkeld voor hotels die sneller, efficiënter en foutloos willen werken.

Wat is een housekeeping management systeem?

Een housekeeping management systeem is software die het plannen, uitvoeren en controleren van alle schoonmaaktaken, in één of meerdere accommodaties, eenvoudig en overzichtelijk maakt.

Met RaccoonHousekeeping hotel housekeeping software werken het receptie- en housekeepingteam altijd naadloos samen, ook als ze niet op dezelfde plek zijn.

Je kunt werk vooruit plannen, de status live volgen en aangepaste regels instellen die passen bij jouw SOP’s, want geen enkel hotel werkt precies hetzelfde.

Belangrijkste functies van hotel housekeeping software

In een modern hotel kost handmatig plannen en werken met losse tools alleen maar tijd. Je hebt hotel housekeeping software nodig die meegroeit met je team, direct inspeelt op veranderingen en je administratie minimaliseert.

Dit zijn de functies die RaccoonHousekeeping tot een waardevolle upgrade maken:

1. Vooruit plannen met het Forecast-rapport

Nooit meer gokken hoeveel kamers er morgen schoongemaakt moeten worden.

Met het forecast-rapport kun je:

• Check-ins, check-outs en stayovers vooraf zien
• Kamers en housekeepers ruim van tevoren toewijzen
• Een hele week plannen in slechts enkele minuten

2. Bulktoewijzing en statusupdates

Handmatig elke kamer apart toewijzen is verleden tijd.

Nu kun je:

• Hele verdiepingen in één keer aan een housekeeper koppelen
• De status van meerdere kamers tegelijk aanpassen
• Zichtbaarheid van taken wijzigen zonder je workflow te onderbreken

3. Aangepaste schoonmaaktaken en -tijden

Met RaccoonHousekeeping pas je het systeem aan jouw hotel aan:

• Stel schoonmaaktijden per kamertype in
• Voeg extra tijd toe voor speciale verzoeken
• Creëer eigen kamerlabels, zoals “Klaar voor Inspectie”

Het past zich aan jouw SOP’s aan, niet andersom.

4. Housekeeping voor andere ruimtes

Niet alleen hotelkamers hebben aandacht nodig.

Ook de lobby, spa of personeelsruimtes zijn onderdeel van het totaalbeeld. Voeg eenvoudig alle ruimtes toe aan je planning en houd overal controle over.

5. Meerdere locaties beheren met één login

Beheer je meerdere hotels of accommodaties?

Met één login kun je:

• Eenvoudig wisselen tussen locaties
• Taken verdelen over verschillende locaties
• Teams op afstand effectief aansturen

6. Slimme taakautomatisering

Laat die herinneringen en het achterna zitten van je team voor wekelijkse of seizoensgebonden schoonmaaktaken maar achterwege.

Laat het systeem voor je werken met geautomatiseerde taken, zoals:

• Legionellapreventie voor kamers die lang leegstaan
• Verschillende schoonmaakcycli voor stayovers
• Periodieke taken zoals seizoensschoonmaak of inspecties

Hotel housekeeping app voor de mensen die écht schoonmaken

Housekeepers zitten niet achter een bureau, dus jouw hotel housekeeping software moet daar ook op inspelen.

De housekeeping webapp van RoomRaccoon werkt op elk apparaat. Zo hebben schoonmakers en onderhoudsmedewerkers altijd direct toegang tot drie overzichtelijke weergaven die hen helpen georganiseerd, geïnformeerd en efficiënt te blijven. Dat is precies wat een goed housekeeping management systeem hoort te doen.

1. Weergave van kamers

Dit is de standaardweergave. Hier ziet de housekeeper alle toegewezen kamers, netjes gegroepeerd op status: wordt nu schoongemaakt, stayover, niet storen of refresh. Ook taken die niet aan een kamer zijn gekoppeld staan erbij. Zo weet iedereen precies waar te beginnen.

2. Weergave van notities

Alle speciale instructies op één plek. Handig voor extra kussens, allergie-informatie of vaste VIP-gasten met specifieke wensen.

3. Weergave van add-ons

Een babybed, romantisch arrangement of het aanvullen van de luxe minibar? Alles staat overzichtelijk op volgorde van aankomst, stayover en vertrek, zodat niets wordt vergeten.

Meer slimme tools in de hotel housekeeping app

Gevonden voorwerpen

Laat een gast iets achter? De housekeeper kan het direct in de app registreren met foto’s en notities. De receptie krijgt meteen bericht en het voorwerp wordt gevolgd tot het is teruggegeven of afgehandeld.

Onderhoudsrapportage

Van een lekkende kraan tot een kapotte lichtschakelaar: meld het direct in de app met foto’s en notities. De receptie kan het onderhoudsteam meteen inschakelen.

Schoonmaaktimer

Housekeepers kunnen een timer starten en stoppen terwijl ze werken. Zo wordt precies bijgehouden hoe lang het duurt om een kamer schoon te maken. Handig voor planning, training en inzicht.

Wisselen van locatie

Werk je op meerdere locaties? Met één tik wissel je tussen accommodaties. Je ziet meteen alle toegewezen kamers per locatie, zonder opnieuw in te loggen.

Vijf voordelen van een housekeeping management systeem

Nu je de functies van housekeeping management software kent, zijn dit vijf voordelen die direct invloed hebben op de prestaties van je team, de gasttevredenheid en je eigen gemoedstoestand.

1. Slimmere planning

Of je nu met eigen personeel werkt of met een extern team, met een housekeeping management systeem plan je diensten vooraf. Het forecast-rapport laat zien hoeveel kamers aandacht nodig hebben en hoeveel mensen je daarvoor nodig hebt. Zo werk je vooruit in plaats van elke dag ad hoc te plannen.

2. Betere teamcoördinatie

Iedereen werkt vanuit dezelfde actuele updates. Housekeepers weten precies wat er moet gebeuren, inclusief alle extra’s en speciale verzoeken. De receptie kan live de voortgang volgen en vroege gasten direct laten weten wanneer hun kamer klaar is.

3. Kamers sneller gereed

Housekeepers staan constant onder druk, vooral in accommodaties met weinig personeel. Een mobiele hotel housekeeping app voorkomt papieren lijsten en handmatige updates. Housekeepers kunnen eenvoudig statussen bijwerken, onderhoud melden en gevonden voorwerpen registreren, zonder tijdverlies of overbodige communicatie.

4. Meer tijd per week besparen

Taken zoals legionellapreventie, beslissen of een kamer een opfrisbeurt of volledige schoonmaak nodig heeft of een kapotte lamp vervangen, kunnen worden geautomatiseerd.

Bij onderhoudsproblemen kan de housekeeper deze direct melden terwijl ze in de kamer zijn, waarna de taak automatisch wordt toegewezen en gevolgd tot deze klaar is.

Strandhotel de Logerij bespaarde 8 tot 10 uur per maand op communicatie, facturatie en interne coördinatie dankzij RoomRaccoon’s alles-in-één hotel management systeem.

5. Volledig overzicht en controle

Zie live welke kamers schoon zijn, schoongemaakt worden of nog gedaan moeten worden. Volg toewijzingen, monitor taken en plan slimme seizoensgebonden taken zoals tapijtreiniging of glazenwassen vooruit. Alleen een goed ingericht housekeeping management systeem biedt zoveel overzicht.

Voor wie is hotel housekeeping software geschikt?

Hotel housekeeping software is geschikt voor kleine, middelgrote en grote hotels. Elk team profiteert van duidelijke communicatie, minder misverstanden en betere taakverdeling.

Beste software voor middelgrote tot grote hotels

Voor onafhankelijke hotels met tien kamers of meer is RaccoonHousekeeping een ideale oplossing.

Op die schaal is werken met papier of Excel simpelweg te omslachtig. Er gebeurt te veel: korte wissels, vergeten extra’s, gemiste taken en nieuwe medewerkers die nog ingewerkt worden.

Alle wijzigingen in reserveringen verschijnen direct in de app, zonder dat de receptie het team hoeft op te zoeken.

Beste software voor kleine hotels

Ook kleinere hotels hebben baat bij een digitale schoonmaaklijst.

Deze Housekeeping lijst of Agenda geeft overzicht van alle kamers, van check-outs tot stayovers, plus alle gemelde onderhoudstaken. Extra’s toevoegen? Gewoon in de lijst aanvinken.

Voor wie liever op papier werkt, kan de lijst worden geprint of gemaild met alle taken, statussen en notities.

Zo heb je dezelfde structuur als een groot hotel, maar op een schaal die bij jou past.

Voorzieningen beheren in housekeeping

Housekeeping draait tegenwoordig om meer dan schoonmaken alleen. Het team verzorgt ook de persoonlijke details die de gastbeleving onvergetelijk maken, denk aan luxe minibars of extra kussens. Deze upsells zijn inmiddels een vast onderdeel van de service.

Babybedjes staan zelfs in de top van meest gevraagde extra’s bij hotels die met RoomRaccoon werken. Ze leveren extra omzet op, maar moeten wel op tijd op de kamer staan voordat de gast arriveert. En in de meeste gevallen is het housekeeping die hiervoor zorgt.

Hoe zorg je er dan voor dat deze voorbereidingen altijd soepel verlopen?

Altijd voorbereid op extra’s

Gemiddeld kost het schoonmaken van een kamer slechts 20 tot 35 minuten. Dat is weinig tijd, zeker als een housekeeper al tegen de klok werkt om alle kamers op tijd af te hebben.

Tijd om naar de receptie te lopen met vragen als “Heeft deze gast een babybedje?” of “Is er een speciale opstelling nodig?” is er niet.

Daarom heeft RaccoonHousekeeping in de housekeeping webapp aparte add-ons- en kamerweergaven toegevoegd. Hierin zie je in één oogopslag alle geboekte extra’s en speciale verzoeken van die dag, overzichtelijk gesorteerd op aankomsten, vertrekken en stayovers. Zo weet het team precies wat er klaar moet staan, en wanneer.